Fältet Virtual Assistant (VA) blir allt mer populärt, och många blivande VA:s ansluter sig till leden som är ivriga att driva sitt eget företag eller arbeta hemifrån. Det är beundransvärt, men innan du anställer en VA, se till att de har mycket erfarenhet av administrativa uppgifter. Det har blivit en branschstandard som en riktig professionell VA kommer att ha minst fem års beprövad erfarenhet som kontorschef eller administrativ professionell. Det innebär förstklassig support, inte en receptionist på ingångsnivå eller administrativ assistent med begränsade uppgifter. Nyckeln är att hitta lednings- och/eller verkställande erfarenhet.
VA är oberoende företagare, inte anställda. Se dem som experter inom sitt område och förvänta dig den medföljande erfarenhet och kunskap som en expert skulle tillföra. En småföretagare med erfarenhet av att stödja andra företag kommer att vara mycket medveten om de utmaningar du står inför och de möjligheter som kan hjälpa dig att nå dina mål. Ledarerfarenhet är viktigt eftersom de driver sitt eget företag och stödjer ditt.
Vissa AV:er kommer att fokusera sitt arbete på typer av kunder, till exempel fastighetsproffs eller författare. Andra kommer att fokusera på den typ av arbete de utför, till exempel stöd i sociala medier eller redovisning. Ytterligare andra kommer att ge ett brett utbud av support och kan hantera nästan vad som helst.
Oavsett fokus kommer en virtuell assistent med rätt mängd erfarenhet att förstå alla nyanser av att stödja en professionell småföretagare. Du kommer att ha erfarenhet av fakturering och inkasso, dokumentskapande, personalhantering och främst teknisk utbildning. De ser helheten och kan hantera situationer effektivt med liten eller ingen hjälp eller riktning.
Denna person kommer sannolikt att ha en gedigen bakgrund, särskilt inom områdena Business Management, Communication eller Technology. De kommer att förstå grunderna i affärsjuridik, marknadsföring och redovisning. De behöver inte ha mycket erfarenhet inom dessa områden, men de kommer att förstå begrepp som upphovsrätt och kontrakt, samt leverantörsskulder/reskontra. De kan kommunicera en grundläggande förståelse för dessa områden och kan arbeta och kommunicera effektivt med andra specialister vid behov.
En erfaren VA kommer att veta ditt värde och enkelt citera dina serviceavgifter. De kommer att vara uppriktiga om sina förväntningar på dig och hur de fungerar. De kommer att hålla kommunikationslinjerna öppna under ett projekt och förväntar sig detsamma av sina kunder. Ännu viktigare, de kommer att känna sina egna gränser och inte vara rädda för att tacka nej till dina önskemål eller erbjuda dig att hänvisa dig till en kollega som kanske är bättre lämpad att hjälpa dig. Denna typ av professionalism utvecklas genom erfarenhet och utbildning.
Glöm inte att den “virtuella” delen av jobbet innebär att din AV också måste vara tekniskt skicklig. Den här personen borde redan ha alla nödvändiga verktyg för att stödja dig och veta hur man använder dem. Om du letar efter en husmålare, till exempel, vill du vara säker på att han gör ett kvalitetsjobb och är ansvarig innan du släpper loss honom i ditt kök. Detsamma gäller när man vill anställa en VA. Be att få se exempel på arbete eller en portfolio. Om möjligt, be att få se “live” exempel på deras arbete, till exempel en webbplats eller artikel publicerad i en tidning. Deras erfarenhet kommer att visa sig i kvaliteten på deras arbete och i andras rekommendationer.