Jag arbetade med och ledde projektledare i många år. Baserat på mina egna observationer av vad jag gjorde och inte gjorde bra i mina projekt, och liknande observationer om andra projektledare på deras projekt, erbjuder jag min bedömning av de 5 bästa färdigheterna hos bra projektledare:
1. Uppmärksamhet på att uppnå projektmål – I många typer av projekt, framför allt teknikprojekt, kan det vara lätt att fastna i detaljerna och tekniken och tappa affärsmålen ur sikte. Fokus för teamet och projektet skiftar till ett tekniskt mål – till exempel att bygga ett XYZ-system – snarare än målet att lösa affärsproblemet. När detta händer kanske det resulterande systemet inte uppfyller alla affärsförväntningar.
Projektledaren och teamet behöver en tydlig förståelse för affärsmålen innan detaljplanering och projektarbete påbörjas. Sedan behöver projektledaren regelbundet påminna dig om målen och hur projektarbetet förhåller sig till dessa mål.
två. Uppmärksamhet på detaljerna – Förmodligen är den mest citerade färdigheten för projektledare uppmärksamhet på detaljer, och med goda skäl. Projekt av alla storlekar har hundratals och tusentals små detaljer som måste behandlas vid rätt tidpunkt och på rätt sätt under hela projektet. Det är därför högre chefer inte ska hantera projekt… De ska ta itu med helheten, inte detaljerna.
Det är inte projektledarens uppgift att hantera alla detaljer, utan det är projektledarens uppgift att påminna teamet eller fråga teamet om detaljerna i de uppgifter de gör.
3. Kommunikation och samordning med teamet – Projektering och genomförande sker i det hårda arbetet med projektet, dag för dag, vecka för vecka. Och det görs genom att projektledaren arbetar direkt med teamet för att få det hela att hända… kommunicerar och koordinerar om sina aktiviteter, beroenden mellan aktiviteter, tiden för att utföra aktiviteterna, de problem som måste lösas, och så vidare. .
Daglig kommunikation och samordning är kärnan i projektledning. Det kräver god organisation och bra människor och verbala kommunikationsförmåga.
4. Problemlösning och kommunikation utanför teamet – Att lösa generella problem är en viktig projektledarförmåga eftersom problem och hinder måste hanteras ofta. På de flesta affärsprojekt innebär detta vanligtvis att man hittar personer utanför teamet som projektledaren eller teamet måste arbeta med och vidtar lämpliga åtgärder för att lösa problemet. Det kan innebära att klättra på ledningsstegen för att eskalera problemet och få nödvändig uppmärksamhet, prioritering och resurser riktade mot problemet.
Denna speciella kompetensuppsättning innebär också att regelbundet kommunicera status till ledningen om projektframsteg och frågor som kan påverka arbetsresultat, schema, budget, etc. Det kräver utmärkta människor och verbala kommunikationsförmåga samt god skriftlig kommunikationsförmåga.
5. Hantering av kundrelationer – I affärsprojekt är det viktigt att projektledaren har ett gott samarbete med uppdragsgivaren, vare sig det är externt eller internt. Att hantera kundernas förväntningar är en viktig del av detta – inte på ett manipulativt sätt, utan ärligt och relativt öppet. Kunden behöver veta vad som är realistiskt i produktutvecklingen och vad som inte är det, och kunderna gillar alltid att hållas informerade om hur projektet fortskrider och om du som projektledare svarar på frågor på det mest effektiva sättet.
Hantering av kundrelationer innebär också att kommunicera med ledningen – att hålla dem informerade om projektfrågor, oavsett om kunden är nöjd och tillfreds eller missnöjd och sannolikt kommer att eskalera. Precis som många andra kräver detta kompetensområde uppenbarligen också bra människor och kommunikationsförmåga, såväl som bra ärendehantering, som består av att spåra kundfrågor och hantera dem till kundnöjdhet.
Sammanfattning: Det finns många färdigheter en projektledare måste ha, men om han gör dessa fem bra, kommer hans sannolikhet att lyckas med de flesta projekt att vara hög.