De flesta företagare vet förmodligen redan att 20 % av deras produkter utgör 80 % av deras försäljning. Spara tid på lång sikt genom att ta reda på exakt vilka produkter eller tjänster som driver verksamheten. Fokusera det mesta av din energi på de viktiga sakerna och minska tiden du ägnar åt de andra 80 %.
Lär dig att prioritera. Precis som 20 % av din produkt driver ditt företag, är vissa av dina aktiviteter mer produktiva än andra. Det är ett gammaldags men bra tidsplaneringstips att ta itu med dina viktigaste projekt först. Lär dina anställda denna strategi så att alla får tid att slutföra viktiga projekt. Efter att ha rangordnat dina aktiviteter baserat på deras betydelse, ta dig tid att slutföra dem. Ange till exempel en tidsgräns för att ringa tillbaka och svara på e-postmeddelanden och försök att inte överskrida den. Att hålla sig till något slags schema hjälper dig att hålla fokus på viktiga projekt istället för att gå vilse i de vardagliga aktiviteter som inte riktigt driver ditt företag framåt.
Gör en “att-göra-lista” varje dag. Du kanske tror att du inte har tid att skriva en lista varje morgon. Det är dock lätt att bli överväldigad av den stora mängd uppgifter som en småföretagare står inför varje dag. Avbrott och distraktioner i sista minuten kan få den mest fokuserade företagaren att glömma att slutföra en uppgift. En kort men noggrant förberedd “att-göra-lista” kommer att påminna dig om vad du behöver göra den dagen. Detta kommer att rädda dig från att glömma att ringa tillbaka din viktiga kund. Gå inte utöver arbetsdagen när du skriver listan, och sätt upp rimliga mål. Att gå framåt är fantastiskt, men du kan jobba på det när listan är över.
Det kommer en punkt i varje företag när ägaren måste lära sig att säga “nej”. Oavsett om du har att göra med en behövande anställd eller en svår kund, är det inte bra för ditt företag att sprida dig för tunn. Ja, du måste göra kunderna nöjda, men ibland ber de om det näst intill omöjliga. Fundera på om du gör något bra för ditt företag eller inte innan du säger ja, och lär dig att delegera.
Det är frestande för småföretagare att slösa bort sin tid på att mikrohantera alla aspekter av sin verksamhet. Det finns dock uppgifter som inte kräver ägarens närvaro. Lär anställda att agera och fatta beslut inom ramen för sina positioner. Detta är extremt svårt för mikrochefen, men det ger dig tid och energi att fokusera på andra, viktigare aktiviteter, som att locka fler kunder. Ska en anställd ringa dig angående inköp av utrustning? Ja. Ska en anställd ringa dig för att någon var två minuter försenad till jobbet? Antagligen inte. Att skapa parametrar som definierar omfattningen av beslutsbefogenheter för varje anställd kommer att rädda en småföretagare från att behöva släcka små bränder. Att ha tydliga gränser kommer också att öka medarbetarnas moral. I ärlighetens namn hatar folk i allmänhet att bli mikrostyrda. Du har anställt dina anställda för deras talang, så varför inte använda det på bästa sätt?
Kommunicera med dina anställda och håll dig medveten om dina affärsdeadlines. Småföretagare är fortfarande ansvarig och måste kommunicera med sina anställda för att säkerställa att de är på samma sida. Diskutera deadlines med dem varje vecka och se till att de kontaktar dig om ny utveckling. Håll kontakten med dina kunder och försök undvika felkommunikation som påverkar projekt sent i spelet.
Se till att du har lite tid för dig själv. Detta verkar kontraproduktivt. Många företagsledare och småföretagare gör sig skyldiga till att blanda ihop upptagen med produktiv. Men människor behöver tid att vila och dekomprimera. Många studier har visat att korta pauser faktiskt förbättrar den totala produktiviteten. Hjärnan är inte programmerad att arbeta non-stop. Människor som tar pauser gör färre misstag och arbetar snabbare. En studie av Dr. Coker förklarar att människor som tar korta pauser online är nio procent mer produktiva än sina alltför stressade kamrater. Så slappna av en minut för företagets bästa.
Håll fokus på dina mål. Vad vill du ha av ditt företag? Avsätt lite tid varje månad för att undersöka dina mål och hur du når dit. Se vilka strategier som driver dig framåt och identifiera vilka som driver dig tillbaka. Detta kan låta enkelt, men många småföretagare är så fokuserade på dagliga aktiviteter att de skjuter upp att granska sina mål regelbundet. Men konstant utvärdering kan spara tid och pengar när du upptäcker vilka metoder som fungerar för dig.
Det är frestande att försöka spara pengar genom att göra allt hemma. Outsourcing är dock ofta mer kostnadseffektivt än att göra allt själv. Till exempel kan den tid du lägger på att arbeta som revisor användas bättre för att följa upp potentiella kunder och bygga relationer. När 35 % av småföretagarna beklagar att de inte har tid att verkligen växa sin verksamhet är det tydligt att småföretagare tar på sig för många vardagliga uppgifter.
Outsourcing av specialistprojekt frigör inte bara företagare att arbeta mer effektivt, det kan också gynna företagets image och lönsamhet. Att till exempel anlita en grafisk designer för att skapa en broschyr kommer sannolikt att ge bättre resultat än att bara skriva något i ett Word-dokument. Om du verkligen inte kan lägga ut ett projekt till en professionell, titta in i verksamheten. Chansen är stor att du har ett mångsidigt team. Någon som är intresserad av grafisk design kan få ett bättre jobb än du, och den personen kan vara villig att arbeta lite billigare än en professionell för upplevelsen.
Att vara upptagen är inte att växa ett företag. Varje företagsägare måste utvärdera sitt schema. Ja, en ansvarsfull husägare vet vad som händer och kommer att behöva lägga ner några timmar. Men spenderas timmarna på det mest produktiva sättet? Hur mycket tid lägger du ner på att släcka bränder och springa runt på plats? Din tid är värdefull och du måste använda den klokt för att gå vidare. Några av tipsen om tidshantering som förklaras ovan kan verka kontraintuitiva eller dyra, men tänk på förlusten ditt företag står inför när du inte hittar tid att vara med dina kunder. En entreprenör är ansiktet utåt för sitt företag. Människor köper från ägare de litar på. Men om ägaren aldrig ses, hur kan kunderna lära känna honom? Att få en försäljning kommer sannolikt att vara mer än värt de $10 i timmen du betalar för en anställd från tredje part. Lär dig att använda din tid klokt och utveckla ditt företag samtidigt som du förbättrar din livskvalitet.