Trots enorma förbättringar inom informationsteknologin kan datorer (som modern IT bygger på) fortfarande inte ta över verksamheten. Affärsinformationssystem har dock förändrat effektiviteten, kraften och effektiviteten i ledningen.
I en tidigare artikel om programvara för företagsledning tittade vi på de ytliga aspekterna av hur moderna ledningsinformationssystem hjälper företag. Vi såg hur datorer accelererade och förbättrade kvaliteten på verksamheten. Vi nämnde också förekomsten av breda kategorier av affärsprogramvara – kontorssviter, funktionell programvara som bokföring och lager och industriell programvara som programvara för detaljhandel. I den här artikeln försöker vi titta mer analytiskt på informationshanteringssystemens roll.
Beslutsstöd, Problemanalys och Allmän kontroll
Företagsledare måste ofta fatta beslut som kan påverka verksamhetens öde på ett eller annat sätt. Till exempel kan ett företag med försäljningsställen eller distributörer spridda över ett stort geografiskt område vilja optimera logistiken för att leverera varor till försäljningsställen. Den bästa lösningen kan påverkas av många faktorer som efterfrågemönster, tillgång på varor, avstånd som är involverade och möjligheten att använda externa transportörer (som kan möta dubbelriktad last och kan vara ett billigare alternativ över långa avstånd) istället för egna fordon .
Även om det är möjligt att använda komplexa matematiska formler för hand för att beräkna den bästa lösningen, gör datorer hela processen till en rutinuppgift att tillhandahålla viss information som input och få förslag på de bästa lösningarna som utdata. Uppgiften kan vanligtvis utföras på några minuter (snarare än timmar eller till och med dagar) och det blir möjligt att titta på flera alternativ innan man bestämmer sig för det som verkar mest realistiskt.
Att identifiera problem och analysera de faktorer som orsakar dem har också förändrats av moderna datoriserade informationssystem. I en typisk MIS-miljö genereras standardrapporter rutinmässigt som jämför faktisk prestanda med ursprungliga uppskattningar. Programvaran som genererar rapporten kan instrueras att markera undantag, det vill säga betydande variationer mellan ursprungliga uppskattningar och faktisk prestanda. Således kommer chefer att bli medvetna om problemområden i det dagliga arbetet genom att bara titta på de rapporter de får, utan att behöva göra detaljerad datainsamling och beräkningar.
Att identifiera de faktorer som är ansvariga för problemet kan också rutiniseras till viss del med hjälp av verktyg som variansanalys. Variansanalys är en del av standardkostnadssystemet som bryter ned avvikelser från uppskattningar (eller mönster) i orsaksfaktorer, såsom prishöjningar på använda material, överdriven materialanvändning, oväntade maskinstillestånd, etc. Med en så detaljerad rapport kan chefer fördjupa sig i problemfaktorn, som varför det förekom överdriven materialanvändning.
Kontroll utövas också genom variansanalys. Budgetar upprättas för all affärsverksamhet av involverade chefer som arbetar på ett samordnat sätt. Till exempel kommer uppskattade försäljningsvolymer att avgöra produktionsnivåer; produktionsnivåerna kommer att avgöra råvaruinköp; och så vidare. Med en god hantering av informationssystemet blir det möjligt att i rätt tid generera rapporter som jämför faktisk försäljning, produktion, leveranser av råvaror m.m. med uppskattade nivåer.
Rapporter hjälper chefer att övervaka saker och vidta korrigerande åtgärder snabbt. Till exempel kommer produktionschefen att vara medveten om fallande försäljning (eller stigande försäljning) av vissa produkter och kan förbereda sig på att göra justeringar av produktionsscheman, och inköps- och lagerchefer kommer snabbt att bli medvetna om eventuella ökningar av produktlager. MIS förbättrar därför kvaliteten på omgivande kommunikation och kan avsevärt förbättra effektiviteten i verksamhetskontrollen.
Effektiv MIS innebär att människor och datorer arbetar tillsammans
Det viktigaste att notera är att MIS endast tillhandahåller informationen; det är de inblandade chefernas ansvar att agera utifrån informationen. Det är synergin mellan effektiv, exakt och snabb utrustning och människor med sunt förnuft, intelligens och omdöme som verkligen driver MIS.