Det fanns en tid när det skulle vara en mardröm för vilken arrangör som helst. Ett multi-person, multi-task jobb, event management brukade vara en komplicerad affär med många komplicerade element att hantera på en gång; oavsett omfattningen av händelsen. Sedan konceptet online event management har utvecklats har det skett ett fullständigt paradigmskifte.
Idag tänker varje kommersiell enhet, oavsett om det är ett företag som specialiserar sig på evenemangshantering, en global företagsuppställning med en fullständig evenemangskalender eller en vanlig icke-vinstdrivande insamlingsplanerare, två gånger innan de engagerar sig i en omfattande manuell process för evenemangshantering. Online evenemangshantering har gett en hel rad lättanvända funktioner som kan användas för att effektivisera tidskrävande jobb som registrering, marknadsföring och betalningshantering, och därigenom maximera evenemangsnärvaro och ROI.
Många verktyg är fritt tillgängliga online som gör det enkelt att planera ett evenemang, så länge det är litet. Det finns portaler för inlämning av inbjudningar online genom vilka man kan skicka inbjudningar till potentiella gäster, olika GPS-webbplatser för att informera delegater om evenemangsplatsen, webbplatser för bokning av evenemang för att minska den faktiska tiden för att organisera evenemanget och sociala nätverkssajter för att locka fler deltagare. Alla dessa verktyg verkar dock inte räcka till när det gäller att organisera ett större evenemang med flera delevenemang, med långa listor med deltagare i varje kategori. Vad som kommer väl till pass vid det här laget är en integrerad plattform som fungerar som ett komplett paket för alla aspekter av event management. En onlinelösning för eventhantering gör just det. Följande är några av funktionerna som utförs av detta system:
- Skicka inbjudningar och OSA
- hantera deltagare
- Digital väntelista för att säkerställa maximal registrering för ett givet evenemang
- Säkerställ förstklassig hantering av deltagarrelationer
- Automatisk synkronisering av leads, kampanjer och kontakter i en välbekant CRM-plattform
- Tillhandahåll anslutning med standardverktyg och programvara från tredje part
- Generera forskningsrapporter efter händelsen
Online-evenemangsregistrering är en integrerad del av online-evenemangshanteringslösningen. Här erbjuds ett omfattande registreringspaket av SaaS-leverantören (Software as a Service), som gör det möjligt för registranter att komma åt den fristående webbsidan 24/7 från vilken del av världen som helst och registrera sig för evenemanget utan något fel.
Marknadsföring spelar en mycket viktig roll för ett evenemangs framgång. Med den här lösningen kan en arrangör utnyttja kraften i sociala medier och sprida ordet som en löpeld. På så sätt får ett evenemang välbehövlig publicitet och hakar på många registrerade som så småningom förvandlas till potentiella deltagare.
Betalningshantering, intäktsgenerering och biljettförsäljning blir också enkelt med användning av programvara för eventhantering. Det finns flera onlinebetalningsalternativ och integrerad redovisningsmodalitet, som tillåter kunder att utföra självbetjäningsbetalningar och transaktioner när som helst på dygnet och från vilken del av världen som helst.
Att använda online-evenemangsregistrerings- och hanteringslösningar börjar snabbt bli dagens ordning. Med evenemang som blir ett regelbundet evenemang i dagens företagsvärld, kommer det säkerligen att vinna ännu mer popularitet under de kommande åren.