Strax efter en minuts manager publicerades, blev en av de mest sålda affärsböckerna genom tiderna och är fortfarande en av de mest populära affärsböckerna än i dag. Ken Blanchard, en av medförfattarna, samarbetade sedan med andra affärsexperter för att skriva andra böcker med bokens liknelseformat. En minuts hanteringr. Blanchard samarbetade med William Onchen för att skriva One Minute Manager möter apan. Onchen var expert på tidshantering och skrev sin egen bok med titeln Hantera ledningstid. Tillsammans samarbetade Blanchard och Onchen för att skriva om hur chefer kunde bli mer effektiva om de lärde sig konsten att delegera och övervaka rutinuppgifter.
Historien de berättar handlar om en kämpande chef som aldrig verkar ha tillräckligt med tid, medan hans folk alltid har det. När han äntligen blev så frustrerad att han inte orkade mer träffade han One Minute Manager som kunde hjälpa honom med hans problem. En minuts chef hjälpte honom att inse att han oavsiktligt tog över arbete som hans folk borde göra som hopade sig på hans skrivbord. Hans “ah-ha” ögonblick kom när han insåg att när hans folk kom till honom med ett problem eller problem, behövde han omdirigera dem tillbaka med problemet för att lösa det själva, d.v.s. låta dem få “Apan”. En apa definieras som nästa drag. Så länge han kunde hålla “Monkeys” från att hoppa från någon annans rygg på hans, hade han mer kontroll över sin egen timing. Han kunde då bara fokusera på de saker som bara han kunde göra och ha tid att göra det också. Här är Onchens regler för apahantering som beskrivs i den här boken:
1. Beskriv apan: När någon kommer till dig med ett problem är uppgiften att fortsätta prata tills nästa drag identifierades specifikt.
2. Tilldela apan: Tilldela apan (nästa drag) till den lägsta nivån som kan hantera problemet, vilket i de flesta fall är individen som kom till dig med problemet. Var försiktig så att du inte oavsiktligt ställer in ett uppföljande drag som “skriv ett memo till mig” som kräver att du läser och reagerar på det efter att det har skickats till dig. Så ett bättre drag är att maila din medarbetare med instruktioner för att återkomma till dig med tre lösningar så att du kan diskutera detta igen och välja en som medarbetaren ska implementera.
3. Försäkra apan: Bestäm vilken risknivå du är villig att acceptera för att medarbetaren ska kunna agera omedelbart för att lösa problemet. I allmänhet kan du skicka dem med en av två säkerhetsnivåer: 1) rekommendera och agera eller 2) agera och ge råd. Beroende på medarbetarens erfarenhet och uppdragets karaktär, välj en försäkringsnivå som matchar medarbetarens förmåga att lösa problemet på egen hand och deras vilja att ta konsekvenserna om det inte går bra. Om du har några tvivel om den anställdes förmåga att agera först, låt dem helt enkelt rekommendera en lösning innan du fortsätter. Om inte kan ni komma överens om en lösning och bara skicka iväg dem för att agera omedelbart och rapportera tillbaka senare.
4. Kontrollera apan: Boka in ett uppföljningsmöte för att ta reda på hur din medarbetare mår. Om du ställer dem till svars nästa drag, istället för att dina anställda frågar “Hur går det?” medan du har att göra med deras apor kan du fråga dem “Hur mår du?”
Att använda dessa enkla regler hjälper dig att få mer kontroll över din egen tid. Istället för att arbeta med varje fråga på ditt kontor kommer du att låta dina anställda göra det mesta av arbetet medan du regelbundet checkar in för att fråga “Hur går det?” Du kan använda din tid inte bara för att hålla jämna steg med ditt folk, utan också för att bara fokusera på de frågor som kräver din uppmärksamhet eftersom du är den enda med auktoritet eller resurser att lösa dem. Kom också ihåg att apor inte bara kan hoppa från dina anställda, utan också från din chef eller från sidan av en kollega. Ibland måste du ta ansvar för nästa drag på några av de apor som hoppar ner eller i sidled; men om du har en bra diskussion med din chef eller kollega kommer de ofta fortfarande att ha “nästa steg” när du är klar med att prata om det. Att följa Onchens regler hjälper dig inte bara att hantera din “tidshantering” bättre, det kommer också att bidra till att göra dina medarbetare starkare när du tränar dem att lösa de flesta av deras problem själva. De kommer också att tycka att deras arbete är mer givande och mindre frustrerande eftersom de får befogenhet av dig att utföra arbetet själva och inte förväntar sig att du ska göra det åt dem.
Liknande en minuts manager bok, den här boken är snabbläst med några enkla men kraftfulla lektioner. Om du befinner dig i samma position som den kämpande chefen i den här berättelsen är det här boken för dig. Du kan läsa den på en gång, och om du har samma “ah-ha”-ögonblick som den här chefen kan du tillämpa dessa fyra regler dagen efter på jobbet. På några få möten kommer du också att vara på väg att bli en “One Minute Manager”.