När två eller flera parter kommer överens om något arbete i affärer, upprättar de ett officiellt dokument som innehåller alla detaljer om tjänsten och arbetet de skulle utföra, arbetets omfattning, arbetets art, deadlines, kvalitetsstandarder, åtgärder om vad kan göras om de inte uppfyller vad de lovat och det totala priset på de tjänster eller produkter som tas emot/tillhandahålls. Detta officiella dokument kallas kontraktet.
Tanken med att göra ett kontrakt är att behålla bevis eller konkreta bevis på att de överenskomna tjänsterna och produkterna uppfylls. Om leverantören/parten inte uppfyller vad avtalet anger kan rättsliga åtgärder även vidtas mot parten.
Kontrakten är av olika slag. I försäljningskontrakt står det att en part säljer en viss produkt eller tjänst till köparen; ett köpekontrakt är ett kontrakt som görs för att fastställa att en viss produkt eller tjänst köps av en part. Sedan finns det ett IP-kontrakt som är en förkortning för Intellectual Property Contract som är ett kontrakt som ingås mellan institutioner och som beskriver rättigheterna, skyldigheterna och skyldigheterna relaterade till den immateriella egendomen som följer av deras samarbete. Ett fastighetsavtal är ett avtal som ingås mellan säljaren och köparen av fastigheten; Anställningsavtalet är ett avtal som ett företag ger när det anställer en anställd. Arbetsavtalet har alla regler, förordningar, löner och incitament som anges nedan. Ett statligt kontrakt är ett som gjorts av regeringen i kommersiella syften, som lyfter fram saker som förvärv, försäljning, affärer, hyra av tjänster etc. Några andra avtal som inte är lika vanliga som de som anges ovan inkluderar kommersiella avtal, partnerskapsavtal, försäkringsavtal, ersättningsavtal, juridiska avtal och managementavtal.
Det är möjligt att en stor organisation eller till och med en liten eller medelstor organisation har flera kontrakt och avtal på plats och att hantera dem på ett säkert sätt blir ett problem och deras ledning är avgörande eftersom mycket pengar är inblandade i detta. Så för effektiv kontraktshantering och säkerhet behöver du ett effektivt kontraktshanteringsverktyg/mjukvara. Nuförtiden, tack vare tekniska framsteg, kan datorprogram och mjukvara göra jobbet effektivt och utan att förbruka mycket tid på ett mycket ekonomiskt sätt. CAFM eller Computer Aided Facility Management Software har också verktyg för kontraktshantering. Men grundlig utbildning och färdigheter krävs för att använda CAFM-mjukvara eftersom ett enda misstag kan leda till en tråkig uppgift att ordna om alla beställningar och kontrakt igen.
Så nu uppstår frågan, vilka är fördelarna med kontraktshantering, varför skulle någon hantera kontrakt, vad skulle det göra för dem? Svaret är enkelt: det ger dem en bättre organisation av kontrakten, ingen av dem kommer att försvinna eller gå förlorad. Andra fördelar med kontraktshantering inkluderar minskade administrativa kostnader, bättre ansvarsskyldighet och förbättrade prognoser och affärsprognoser. Dessutom, när dina kontrakt sköts väl, är dina kunder och kunder också nöjda eftersom du på så sätt garanterar att du är medveten om reglerna och villkoren i kontraktet och att du kommer att följa dem.
Nuförtiden, när allt blir automatiserat och datoriserat, är det bäst att hantera kontrakt på ett teknikvänligt sätt. Att använda en bra och pålitlig CAFM eller programvara för kontraktshantering kan vara till stor hjälp för dig, ditt företag, kunder, leverantörer och kunder.