Innan du tar på dig uppgiften att undersöka de bästa affärstelefonsystemen, här är några allmänna saker du behöver veta för att hjälpa dig att fatta det bästa beslutet för dina affärskommunikationsbehov.
1. Platsbaserad PBX vs. värd PBX
För det mesta finns det två typer av företagsväxeltelefonsystem: lokala och värdbaserade. Ett lokalt baserat företagstelefonsystem kräver klumpig utrustning för att förvaras på ditt kontor och ses ofta i större företag. Småföretagare rekommenderas att använda värdbaserade företagstelefonsystem för fortsatt expansion och kostnadseffektivitet.
2. Dyr utrustning är inte alltid nödvändig
Ett sätt som dina företagsväxelsystem kan spara pengar på är genom att inte kräva att du gör dyra inköp av hårdvara. Med BYOD (Bring Your Own Device) kan du använda din mobiltelefon eller fortsätta använda din befintliga hårdvara utan problem. Ledningar och kablar krävs inte heller eftersom värdbaserade PBX-företagstelefonsystem drivs av din internetanslutning.
3. Kan öka produktiviteten och hjälpa till att behålla kunder
Du behöver inte oroa dig för att låta ett meddelande gå obemärkt förbi. Många företagstelefonsystem har funktioner som samtalskontinuitet och röstbrevlåda till e-post för att säkerställa att du alltid är informerad om dina meddelanden. Molnreceptionistfunktioner som automatisk receptionist är också tillgängliga så att du kan ge en bättre övergripande kundupplevelse och hålla dina kunder nöjda.
4. Främjar arbetsytans flexibilitet
Moderna system ger användarna friheten att arbeta var som helst. Nuförtiden behöver du inte ha ett kontor för att ha ett affärstelefonsystem; allt du behöver är en pålitlig internetanslutning och el (såvida du inte använder en virtuell växel och arbetar direkt från din mobiltelefon). Det är också enkelt att utöka ditt team och lägga till tillägg, samt flytta från en plats till en annan med en enkel plug and play-lösning.
När du undersöker kommersiella telefonsystem hittar du leverantörer som sträcker sig från de som har funnits i decennier till några som har dykt upp de senaste åren. Även om vi lovordar erfarenhet, är det inte alltid bäst att välja en leverantör baserat på enbart hållbarhetstid. Gå med en leverantör som fokuserar sina ansträngningar på affärslösningar (vissa leverantörer går så långt att de gör små och medelstora företag till sitt primära fokus) för att säkerställa att dina affärskommunikationsbehov uppfylls. Kolla in deras tjänster och avgör om de har vad ditt företag behöver eller inte.
5. Alla företagstelefonsystem är inte skapade lika
Hur ett PBX-telefonsystem kan gynna ditt företag
Låt dig inte luras av jargongen och den mycket tekniska litteraturen du kan hitta om PBX-system. Tvärtemot vad många tror behöver du inte vara tekniskt kunnig för att lära dig hur man använder ett PBX-system. Om du köper hårdvara från en leverantör kommer du sannolikt att få en förkonfigurerad telefon som är redo att användas så snart den kommer. Detta gör det möjligt att bara koppla in enheten och börja ringa samtal nästan utan konfiguration. Kablar och ledningar krävs inte med ett värdsystem för växel, så installationsavgifter och stillestånd är inget du behöver oroa dig för.
Alla dessa fördelar leder till en sak: fler besparingar. Utan några installationskostnader eller dyr hårdvara kan du ta den tid och pengar du sparar och investera i ditt företag. För att spara ännu mer kan du välja ett virtuellt PBX-telefonsystem som låter dig driva ditt företag från din mobiltelefon med ditt företagsnummer. Det är enkelheten och professionaliteten som många företagare letar efter utan kostnaden för en stor PBX-telefonsystemleverantör.
Telefonsystem för småföretag att hålla utkik efter
Om du letar efter några begränsningar som kommersiella telefonväxelsystem för med sig, är det att de förlitar sig på en internetanslutning för att fungera. Så länge du använder en pålitlig internetleverantör kommer ditt system att vara igång. Men många företagsväxeltelefonsystem erbjuder möjligheten att vidarekoppla dina samtal till en extern enhet som din smartphone. Det är en extra säkerhetsfunktion som ger företagsägare sinnesfrid och vet att de inte kommer att missa en möjlighet, oavsett oväntade omständigheter. Förutom denna enkla vidarekopplingsfunktion finns det många tjänster i ett telefonsystem för småföretag som kan rädda ditt företag.
Samtalsinspelning är ett utmärkt sätt att föra röstregister, se bara till att följa din delstats lagar om röstinspelning. Det är användbart för branscher som resebyråer och läkarmottagningar när det finns felkommunikation eller incidenter relaterade till utbyte av information via telefon. Det är ett sätt att uppfylla efterlevnadsstandarder för vissa branscher och har varit ett avgörande verktyg för företagsägare som förlitar sig på journalföring i ansvars- och utbildningssyfte.
Du kan enkelt effektivisera din kunds samtalsupplevelse med en automatisk telefonist och personlig samtalsmeny. Dessa två funktioner samverkar för att förse den som ringer med relevant information, såsom nya kampanjer eller kommande kontorstidsändringar, och dirigera dem till de personer de behöver prata med. Dina uppringare kommer att uppskatta uppdateringarna och din positiva upplevelse kommer att uppmuntra dem att rekommendera din tjänst till andra.
Sammantaget, håll det enkelt. Du kanske inte behöver alla klockor och visselpipor som en stor leverantör kan tillhandahålla, så se till att du förstår dina specifika affärskommunikationsbehov. Leta efter företagstelefonsystem som minskar huvudvärk, inte ökar dem.